Sparen ist in, unnötig Geld ausgeben out. So werden Angebote eingeholt, Preise verglichen und der günstigste Anbieter (der nicht zwangsläufig der billigste sein muss) ausgesucht. Aber in welchem Rahmen ist das sinnvoll?
Kosten für eine Fachübersetzung
Als Beispiele dienen eine Marketingübersetzung für einen Blogeintrag und die technische Übersetzung eines Software Handbuchs. Man war mit dem vorhergehenden Übersetzer zwar zufrieden, aber dort kostet der Blogeintrag mit 350 Wörtern 63 € netto, das Software Handbuch mit 10.000 Wörtern 1.800 € netto.
Um die Preise vergleichen zu können, werden für beide Fachübersetzungen separat drei Angebote eingeholt, denn fragen kostet ja nichts. Das stimmt aber nur vordergründig. Für die Arbeitszeit des Mitarbeiters, der die Angebote einholt, fallen dafür natürlich Kosten an. Das sind bei einem Verdienst von 25 € brutto/h und 2 Stunden Recherche und Kommunikation mit den einzelnen Übersetzern 50 € Arbeitszeit. Bei einem ranghöheren Mitarbeiter mit 40 € brutto/h sind das 80 €.
Die Angebote für den Blogeintrag bewegen sich zwischen 55 € und 70 €, die für das Software Handbuch zwischen 1.600 € und 2.000 €.
Wunderbar, Geld gespart! Oder?
Im Vergleich zu vorher, können beim jeweils günstigen Angebot für den Blogeintrag 8 € gespart werden, für das Software Handbuch sogar 200 €!
Durch die Recherche und Kommunikationszeit hat die Firma für den Blogeintrag bereits jetzt 42 € bzw. 72 € Mehrkosten, für das Software Handbuch wurden bislang 160 € bzw. 120 € eingespart.
Da der neue Übersetzer die Firma noch nicht kennt, hat er Fragen zum Projekt. Für die Fragen zum kurzen Blogeintrag ist der Mitarbeiter eine halbe Stunde beschäftigt. Das sind weitere 12,50 € bzw. 20 €. Das Software Handbuch ist etwas aufwändiger und bis alle Fragen geklärt sind, ist der Mitarbeiter nochmal drei Stunden mit dem Auftrag beschäftigt. Hier fallen weitere 75 € bzw. 120 € an.
So hat die Firma für den Blogeintrag bereits jetzt 54,50 € bzw. 92 € mehr für den Blogeintrag ausgegeben, für das Software Handbuch immerhin noch 85 € eingespart bzw. im zweiten Fall keine Einsparung mehr.
Somit ist der Blogeintrag durch die Recherche und Kommunikationszeiten des internen Mitarbeiters deutlich teuer geworden, nur das Software Handbuch hat noch ein gewisses Einsparungspotential – vorausgesetzt der Fachübersetzer hat nicht zu viele Rückfragen.
Aber Achtung, Risiko!
Der neue Übersetzer ist der Firma noch nicht bekannt. Was ist wenn…
… die Übersetzung beispielsweise nicht den Anforderungen entspricht und nachgebessert werden muss?
… der neue Übersetzer nicht termingetreu liefert und andere Termine deswegen verschoben werden müssen?
Das sind nur zwei von vielen Möglichkeiten. Aber alle führen zu weiterem Organisationsaufwand für den betreuenden Mitarbeiter und somit zu deutlich höheren Kosten, die Ersparnis ist dahin.
Weitere Kosten kommen hinzu
In die Beispielrechnung wurden die Kosten für die Arbeitszeit der Buchhaltung beispielsweise noch nicht eingerechnet. Auch interne Korrekturläufe oder mögliche, nachträgliche Änderungen am Ausgangstext wurden nicht berücksichtigt.
Sparpotenzial durch langfristige Zusammenarbeit
Recherche und Kommunikationszeiten des internen Mitarbeiters sind gerade bei kleinen Aufträgen nennenswerte Größen und eine vermeintliche Ersparnis ist schnell dahin. Also, warum sollte man einen Zulieferer wechseln wenn man doch mit ihm zufrieden war? Die dauerhafte Zusammenarbeit mit einem Fachübersetzer hat auch Sparpotential: So verringern Rahmenverträge den Zeitaufwand für die Beauftragung. Da der Fachübersetzer die Firma kennt, kann er Eilaufträge unschlagbar schnell erledigen, denn er kann dank Rahmenvertrag sofort loslegen. Zusätzlich baut der Fachübersetzer durch die langfristige Zusammenarbeit firmenspezifisches Hintergrundwissen auf und die Zahl der Rückfragen geht auf ein Minimum zurück. Durch sein firmenspezifisches Wissen kann er auch mögliche inhaltliche Fehler im Text erkennen und seinen Auftraggeber darauf hinweisen. Bleiben solche Fehler unbemerkt, kann dies unter Umständen sehr teuer sein, entsprechend ist das Einsparungspotential ist in diesem Fall immens.